Het recht op privacy in het DRM werpt soms vragen op over wat we wel en niet kunnen noteren. Bijvoorbeeld in verslagen: is het nodig om een kader / sfeer te schetsen of zijn enkel de doelstellingen belangrijk? Wat met eigen notities over gevoelige informatie, hypotheses en feitelijkheden? Is dit voor privégebruik of dit deel van het dossier? 

Binnen de jeugdhulp heeft elke minderjarige recht op een dossier. Daarnaast zijn ook de Wet Verwerking Persoonsgegevens (Privacywet) en de sectorale regelgeving van toepassing op dit dossier. Het DRM bepaalt dus niet zozeer de inhoud van een dossier maar wel de (toegangs)rechten tot een dossier.

In een dossier mogen niet zomaar alle gegevens over personen worden opgeslagen. De Privacywet en de Algemene Verordening Gegevensverwerking bevatten duidelijke regels over het verzamelen, bewaren en inzien van dergelijke informatie. Elke verwerking van persoonsgegevens moet toelaatbaar zijn, een duidelijke doel dienen en met de nodige proportionaliteit gebeuren.

• Toelaatbaar: er is toestemming voor de verwerking van de betrokkenen wiens gegevens verwerkt worden of men moet bij de verwerking een wettelijke verplichting nakomen.
• Finaliteitsregel: men mag enkel gegevens verwerken om een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel te bereiken en deze gegevens ook enkel gebruiken volgens dat doel. In de jeugdhulp is dat: het organiseren en bieden van kwalitatieve hulpverlening.
• Proportionaliteit: enkel toereikende en relevante gegevens mogen worden verwerkt. Er mogen dus geen gegevens verwerkt worden die niet nodig of relevant zijn in het kader van het doel van de verwerking.

Concreet betekent dit dat een voorziening die persoonsgegevens mogen verzamelen en bewaren in het dossier die relevant zijn in het kader van de hulpverlening. Wanneer bepaalde informatie (bv. hypotheses) achteraf niet (langer) relevant blijken, wordt deze beter uit het dossier verwijderd.

ALLE informatie die door jeugdhulpaanbieders (waar ook) wordt verwerkt, maakt deel uit van het dossier. Zowel de administratieve informatie die bewaard wordt op het secretariaat, de cliëntenmap met inhoudelijke informatie over de hulpverlening, de gezondheidsgegevens die apart bijgehouden worden enz. Voor al deze gegevens, hoe ze ook genoteerd zijn, gelden dus de regels i.v.m. de gegevensverwerking. Je kan dus niets ‘zomaar’ opslaan of aan het dossier toevoegen; daar moet altijd een geldige reden voor zijn, gelinkt aan het doel van de hulp.

Met 'persoonlijke notities' kan een hulpverlener zich op glad ijs begeven. Dit zijn in essentie eigen notities en bedenkingen die niet gedeeld worden met het team of andere collega’s en die niet de basis vormen voor een bepaald handelen binnen de hulpverlening. Dergelijke notities maken geen deel uit van het dossier. Van zodra echter de persoonlijke notities besproken worden met een collega, of zodra men een bepaalde aanpak uitwerkt op basis hiervan, verliezen ze hun persoonlijk karakter en maken ze integraal deel uit van het dossier. Dan vallen ze ook onder het inzagerecht. Dit is belangrijk om als hulpverlener te beseffen en nodigt uit om goed na te denken over wat en hoe te noteren en bij te houden van informatie.