Hoe lang moeten/mogen cliëntdossiers worden bewaard? Is er een minimum- en maximumtermijn?

Onder toepassing van de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (de nieuwe Privacywet) mag het dossier in het algemeen niet langer bijgehouden worden dan noodzakelijk.

• Sinds 2019 moeten alle dossiers van jongeren in de jeugdhulp door de overheid en door erkende jeugdhulpvoorzieningen bewaard worden tot de betrokkene de leeftijd van vijfendertig jaar heeft bereikt (BVR 21 februari 2014 inzake IJH, artikels 20, 61 en 85). 
  
  De regelgeving voor jeugdhulpdossiers is aangepast voor een betere balans tussen het recht op privacy enerzijds en het recht op inzage in eigen dossiers anderzijds. De leeftijd van de jongere wordt belangrijker dan de objectieve bewaartijd. Ook de verruiming van de jeugdhulp tot 25 jaar speelt mee.
  
  Dossiers van de intersectorale toegangspoort, de sociale diensten jeugdrechtbank, de gemandateerde voorzieningen en private voorzieningen jeugdhulp blijven bijgehouden tot de betrokkene 35 jaar is. Daarna worden ze vernietigd. Alle diensten waarmee een minderjarige in contact kan komen, hanteren dus dezelfde bewaartermijnen.
  Uitzondering: bij de gemeenschapsinstellingen en het Vlaams detentiecentrum blijft de bewaartermijn 10 jaar nadat een minderjarige de instelling verliet. Nadien worden die dossiers gearchiveerd – en dus voor altijd bewaard – in het Rijksarchief in Beveren.
  
  Bij afronding van de jeugdhulp, verneemt de jongere dat hij zijn dossiers kan inkijken of opvragen tot hij 35 is geworden. Hij kan het beste beoordelen of zijn dossier na het verstrijken van die bewaartermijn voor hem nog nut heeft. Indien dat het geval is, moet hij de mogelijkheid krijgen om erover te beschikken in de vorm van een kopie.
  
   
• Voor pleegzorg geldt een specifieke regeling: pleegzorg dient de dossiers minimum 5 jaar – maximaal 30 jaar te bewaren, te rekenen vanaf het einde van de hulpverlening.

• Het CLB bewaart het multidisciplinaire dossier van de leerling tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde systematische contact of de laatst uitgevoerde vaccinatie.
  De gegevens van leerlingen die hun onderwijsloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, worden echter bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkenen de leeftijd van dertig jaar bereikt hebben.

• Voorzieningen in de sector VAPH hanteren een bewaartermijn van 30 jaar na de laatste aanpassing. (Voor het verpleegkundig dossier is dit 20 jaar.)
   
• Vonnissen van de jeugdrechtbank ten slotte moeten 30 jaar bewaard worden.