Met het oog op de privacy is het soms moeilijk te bepalen wat wel of niet op te schrijven. Is het in verslagen nodig om ook een kader en sfeer te schetsen, of zijn enkel de doelstellingen belangrijk? Wat met eigen notities waar zowel gevoelige informatie en hypotheses als feitelijkheden instaan? Is dit voor privégebruik of deel van het dossier? 

Het DRM geeft de minderjarige niet enkel recht op (toegang tot) een dossier. Het maakt ook de Wet Verwerking Persoonsgegevens en bepaalde sectorale regelgeving van toepassing die te maken hebben met de opmaak en het gebruik van zo’n dossier.

Een dossier bevat alle informatie die over een minderjarige wordt opgevraagd, bijgehouden en genoteerd. Deze informatie kan binnen een voorziening op verschillende plaatsen worden bewaard, maar vormt toch één dossier. Zo kan een adres op het secretariaat worden bijgehouden, een voortgangsverslag bij de hulpaanbieder zelf en een medisch verslag bij een arts. Maar dit behoort allemaal tot het dossier.

Persoonlijke notities behoren hier niet toe. Als deze notities toch worden gedeeld of besproken met het team, de cliënt, of derden, zijn ze niet langer persoonlijk en maken ze wel deel uit van het dossier. De hulpverlener moet dus goed nadenken wat, hoe en waarom hij bepaalde dingen noteert.

De Wet Verwerking Persoonsgegevens bepaalt dat alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare personen niet zomaar mag worden verwerkt of bijgehouden. De verwerking van gegevens moet toelaatbaar zijn, tegemoetkomen aan een bepaald doel en proportioneel zijn.

• Toelaatbaar: er is toestemming voor de verwerking van de betrokkene of de verwerking van de gegevens is een wettelijke verplichting.
• Doel (finaliteit): men mag enkel gegevens verwerken om een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel te bereiken en deze gegevens enkel gebruiken volgens dit doel: het organiseren van kwalitatieve hulpverlening.
• Proportionaliteit: enkel toereikende en relevante gegevens mogen worden verwerkt. Informatie die niet onmiddellijk nodig is voor de hulpverlening, mag dus niet zomaar worden opgeslagen en verwerkt.

Concreet: persoonsgegevens kunnen in het dossier komen als die als relevant worden beschouwd in het kader van de te bieden hulpverlening. Indien informatie of bepaalde hypotheses nadien niet relevant blijken, is het aangeraden deze uit het dossier te halen.