Dossier

1. Inleiding

Door het dossier conform de principes van het DRM en als een interactie instrument te gebruiken, ontstaan een aantal voordelen:

• De minderjarige kan zijn eigen visie op de hulpverlening schetsen waardoor de participatie vergroot. Daarnaast krijgt de minderjarige meer de gelegenheid te kijken naar zichzelf. Hierdoor ontstaat inzicht in de eigen situatie en dus ook de mogelijkheid zelf invloed uit te oefenen op de eigen werkelijkheid.
   
• Door minderjarigen te betrekken bij de verslaggeving krijgen ze een duidelijker zicht op de manier van werken binnen de jeugdhulpverlening.
   
• Ook de manier van weergeven van informatie in het dossier wordt transparanter. De jeugdhulpverlener zal zich immers de vraag moeten stellen of de informatie die hij opschrijft een loutere feitenweergave is, een interpretatie van bepaalde feiten, een hypothese die hij formuleert, …
   
• Door constant te reflecteren is de informatie die in het dossier wordt opgenomen zuiverder.
   
• Minderjarigen hebben de kans gegevens in het dossier te verbeteren of aan te vullen waardoor de gegevens over de minderjarige juister zullen zijn. Door het verslag te delen met de minderjarige wordt stil gestaan bij de formulering, waardoor deze formulering scherper kan worden weergegeven.
   
• Het nadenken over open verslaggeving biedt de mogelijkheid de uitgangspunten en inzichten over hulpverlening zelf te toetsen en te verdiepen.

(De Loof, P., Open verslaggeving: een modeverschijnsel? in:T.J.K., 2001/1, 4-7.)

Daarnaast is het zo dat er per sector richtlijnen werden ontwikkeld door de sectorale administraties. Zo wordt bijvoorbeeld gesteld dat het multidisciplinair dossier van de (minderjarige) cliënt binnen de GGZ een medisch dossier is, waarop de Wet Patiëntenrechten van toepassing is. Met uitzondering van de contextuele gegevens waarop het DRM nog van toepassing is. (Zie verder)

Ten slotte is naast het DRM ook de algemene wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van toepassing.  De bescherming van de persoonsgegevens wordt in België geregeld door de nieuwe Privacywet: de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (zie ook fiche 8 m.b.t. privacy). 
Deze wet implementeerde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel General Data Protectection Regulation (GDPR) genoemd, die sinds 25 mei 2018 rechtstreeks toepasbaar is in België. De AVG wijzigt de belangrijke principes rond gegevensverwerking niet (de verwerking van gegevens werd in België reeds vrij goed geregeld en beschermd door de Privacywet van 1992). De methodes volgens dewelke gegevens kunnen verwerkt worden, werden wel aangepast wegens technologische ontwikkelingen en globalisering. 

Volgens deze basiswetgeving mogen enkel relevante persoonsgegevens verwerkt worden (verzameld, bewaard en uitgevoerd) in functie van een welbepaald, gerechtvaardigd doel, bv. in het kader van de hulpverlening. De verwerking van deze gegevens moet bovendien toelaatbaar zijn, dit wil zeggen gebeuren krachtens een wet of met toestemming van de betrokkene. En iedere persoon, los van de hulpverlening of gezondheidszorg, heeft het recht op toegang tot de gegevens die over hem worden verwerkt.

Omdat het verzamelen, bewaren en verwerken van persoonsgegevens een inbreuk betekenen op de privacy van een persoon mogen enkel de relevante en correcte gegevens bewaard worden. Dit betekent dan ook dat deze gegevens regelmatig moeten bijgewerkt worden (irrelevante of onjuiste gegevens moeten worden verwijderd) en dat ze niet langer mogen bewaard worden dan nodig. Er rust bijgevolg een voortdurende plicht op de hulpverlener om na te gaan welke gegevens relevant zijn en welke niet. Of bepaalde gegevens al dan niet relevant zijn, hangt af van het doel dat men voor ogen heeft binnen de betreffende hulpverlening. De jeugdhulpverlener moet steeds een afweging maken op basis van zijn ervaring, zijn inschatting van de aanwezige hulpbehoefte en de situatie van de minderjarige of de te voorziene of te verwachten ontwikkelingen in een concreet dossier.

De jeugdhulpverlening blijft natuurlijk  verder moderniseren. Door het werken met het A-document en het informaticasysteem voor de intersectorale toegangspoort (= Insisto), en andere digitale systemen zoals Binc (het uniforme registratiesysteem voor de private voorzieningen Jeugdhulp (Opgroeien) en staat voor Begeleiding in Cijfers) en Domino (dossier minderjarigen opvolgingssysteem) rijzen er regelmatig vragen over de toegang tot het dossier en de privacy van cliënten.
De toegang tot dossiers tussen jeugdhulpverleners onderling (eventueel via insisto) valt vaak onder het gedeeld beroepsgeheim dat binnen de integrale jeugdhulp uitdrukkelijk voorzien wordt in art. 74 van het decreet Integrale jeugdhulp van 12 juli 2013. (Voor meer informatie hierover zie fiche en thema beroepsgeheim).

Verslagen afkomstig van hulpverleners buiten de integrale jeugdhulp mogen enkel met toestemming van de cliënt/patiënt worden doorgegeven via Insisto. Deze informatie mag je dan als hulpverlener binnen de integrale jeugdhulp ook zonder problemen bespreken met je cliënt.

Naast de regels in het DRM zijn voorzieningen ook gehouden aan eigen sectorale regelgeving omtrent dossiervorming. Vanuit deze regelgeving wordt het aanleggen van een dossier soms wel verplicht opgelegd.

Het zorgvuldig bijhouden van een dossier houdt in dat de hulpverlener, uit eigen beweging, het dossier aanvult indien nodig. Er rust op hem dus een voortdurende plicht na te gaan welke gegevens relevant zijn en welke niet. Of bepaalde gegevens al dan niet relevant zijn, hangt af van het doel dat men voor ogen heeft binnen de betreffende hulpverlening.

Daarnaast wordt in artikel 20 ook een oplossing voorzien indien er in andere wetteksten andere (mogelijks tegenstrijdige) regels vermeld staan m.b.t. het dossier van de minderjarige. In dit geval geldt die regel die het meest voordelig is voor de minderjarige. Dit wil zeggen die regel die het meest in het belang is van de minderjarige.

De jeugdhulpverlener moet de minderjarige informeren over het bestaan van een dossier, welke informatie in dit dossier wordt bijgehouden, wie er wat mag inzien en dingen kan toevoegen, hoe er met het dossier wordt omgegaan in contacten met andere hulpverleners, hoe het wordt gebruikt tijdens de hulpverlening, hoe lang het zal worden bewaard,...

Het DRM bepaalt niet de inhoud van het dossier. Zo is er in tegenstelling tot de Wet Patiëntenrechten geen regeling voorzien voor persoonlijke notities. Men mag echter aannemen, conform de Wet Patiëntenrechten, dat losse notities, louter als geheugensteun, geen deel uitmaken van het dossier. Deze notities behoren wel tot het dossier als ze werden besproken met collega’s of werden opgenomen in een hulpverleningsvoorstel. Veel  sectoren zijn nog volop bezig met het ontwikkelen van hetzij concretere richtlijnen, hetzij een elektronisch dossier dat meer duidelijkheid moeten geven over de opbouw van het dossier. Binnen de sector VAPH kunnen cliënten (bepaalde stukken uit) hun elektronisch dossier bv. via mijn.vaph.be raadplegen. Actuele informatie hierover is te bevragen bij de sectorale administraties.  

3. Persoonsgegevens betreffende de gezondheid

Voor alle overige betrokken sectoren bepaalt het DRM dat in het dossier de gezondheidsgegevens apart moeten worden bijgehouden. Dit betekent niet dat hiervoor een afzonderlijk dossier moet worden aangelegd! Het is voldoende dat de gezondheidsgegevens op de één of andere manier afzonderlijk kunnen worden geïdentificeerd.

Voor de regels inzake toegang en verwerking van gezondheidsgegevens van de minderjarige is het DRM niet van toepassing. De verwerking en de toegang tot de gezondheidsgegevens wordt immers geregeld door de Wet Patiëntenrechten en de nieuwe Privacywet .

Vraag is natuurlijk wat precies onder “gezondheidsgegevens” moet worden verstaan. Dit wordt niet verduidelijkt in het DRM noch in een andere wettekst.

Een ruime interpretatie van het begrip gezondheidsgegevens is niet opportuun. Naast de puur medische gegevens zouden dan alle gegevens die door de jeugdhulpverlener worden verzameld en die ook maar enigszins de fysieke of psychische gezondheidssituatie van de minderjarige betreffen, gezondheidsgegevens zijn (bv. een hulpverlener die vaststelt dat een bepaalde minderjarige concentratieproblemen heeft of hyperkinetisch gedrag stelt,… ). Het is evident dat dit te ver gaat.

Om deze reden is het te verkiezen het begrip “gezondheidsgegevens” strikter te interpreteren en te beperken tot enkel die informatie die wordt verzameld door een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg of de gegevens opgenomen in een medisch verslag.

De gegevens verzameld door bv. een klinisch psycholoog werkzaam binnen een voorziening van de integrale jeugdhulp, vallen dus onder de Wet Patiëntenrechten en worden gezien als gezondheidsgegevens die apart moeten bewaard worden.

Het is evenwel belangrijk voor ogen te houden dat, wanneer iets een gezondheidsgegeven is en het DRM dus niet van toepassing is, dit niet betekent dat de minderjarige geen inzage heeft. Ook dan kan de minderjarige zijn dossier inzien, enkel wordt in dit geval de toegang geregeld door de Wet Patiëntenrechten. Deze twee wetgevingen (Wet Patiëntenrechten en DRM) regelen de toegang tot het dossier grotendeels op dezelfde manier.

De Wet Patiëntenrechten voorziet dus ook in de toegang tot deze gegevens voor de bekwame minderjarige (= wanneer de minderjarige in staat is tot een redelijke beoordeling van zijn belangen, geen leeftijdsgrens) of de ouders van de onbekwame minderjarige behalve voor wat betreft:

• De gegevens die de privacy van derden zouden schenden, of
• De gegevens die onder een therapeutische exceptie vallen (dit zijn gegevens waarvan men meent dat het niet in het belang van de patiënt is om deze hier en nu te vernemen) (vergelijkbaar met agogische exceptie, zie verder onder 4.1.c.), of
• De persoonlijke nota’s van de beroepsbeoefenaar. Ook in de gezondheidszorg zijn dit enkel die persoonlijke notities die niet werden besproken met of toegankelijk zijn voor de rest van de medische equipe.

Indien het toegangsrecht uitgeoefend wordt met bijstand van een vertrouwenspersoon die ook beroepsbeoefenaar is in de gezondheidszorg, zijn de persoonlijke notities en de gegevens die onder de therapeutische exceptie vallen wel toegankelijk voor deze beroepsbeoefenaar.

De gegevens verzameld door de jeugdhulpverlener die geen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, vallen niet onder het begrip “gezondheidsgegevens”, zelfs niet wanneer ze een uitspraak bevatten over de gezondheidssituatie van de minderjarige of met zijn gezondheidssituatie in verband kunnen worden gebracht.

4. Recht op toegang tot het dossier (artikel 22 §1, 2, 3 en 4)

De bekwame minderjarige (én de meerderjarige cliënt), en indien de minderjarige dit wenst, ook zijn vertrouwenspersoon, hebben toegang tot volgende gegevens:

1. gegevens die enkel de minderjarige betreffen (§2 en §3)
2. gegevens die handelen over de minderjarige en andere personen (§3 en §4)

Bijvoorbeeld

De 17-jarige Sophie is onverwacht zwanger geraakt en er waren veel conflicten thuis omdat ze haar kindje wilde houden. Sinds ze bevallen is, verblijft Sophie dan ook in een centrum voor integrale gezinszorg (CIG). Wanneer Sofie haar dossier wil inkijken in het CIG heeft ze, omdat ze bekwaam is, toegang tot informatie over zichzelf, én over zichzelf in relatie met haar ouders en broers. Haar ouders hebben enkel toegang tot de informatie over henzelf.

Wanneer ouders, onder toepassing van hun ouderlijk gezag, toegang vragen tot het dossier van hun onbekwame minderjarige kind, gelden dezelfde toegangsregels als voor bekwame minderjarigen met twee belangrijke verschillen:

1. Ouders hebben wél recht op informatie die onder een agogische exceptie valt. Ook de vertrouwenspersoon heeft recht op deze informatie.
2. Ouders hebben géén recht op toegang tot alle contextuele gegevens maar enkel tot gegevens die tegelijk de minderjarige en henzelf betreffen.

Bijvoorbeeld

De 9-jarige Katrijn verblijft tijdelijk in een CKG omdat haar mama de zorg over Katrijn even niet aankan. Haar ouders zijn gescheiden. De papa van Katrijn wil graag dat Katrijn bij hem en zijn nieuwe vriendin komt wonen, en wil meer informatie over de situatie van Katrijn bij haar mama om deze eventueel te gebruiken in zijn rechtszaak m.b.t. de verblijfsregeling van Katrijn. Katrijn kan haar dossier niet zelf inkijken omdat ze onbekwaam is. De papa van Katrijn kan, als wettelijke vertegenwoordiger van Katrijn, haar dossier inkijken in haar plaats. Hij heeft hierbij enkel recht op informatie over Katrijn, en over Katrijn in relatie tot zichzelf. Hij heeft geen recht op informatie over Katrijn in relatie tot haar mama. Voor de mama van Katrijn geldt hetzelfde: zij kan informatie bekijken over Katrijn, en over Katrijn in relatie tot zichzelf. De grootmoeder van Katrijn heeft enkel toegang tot haar eigen gegevens.

Wanneer er tegenstrijdige belangen bestaan tussen ouders en kind zal het toegangsrecht van ouders van onbekwame minderjarigen bovendien vervallen. Dan krijgt de vertrouwenspersoon van de minderjarige toegang tot het dossier in hun plaats. Voor meer info zie fiche 7 ’recht op bijstand van een vertrouwenspersoon’.

Merk op: Verder is er ook toegang (geen inzagerecht!) mogelijk vanuit de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (= de nieuwe Privacywet). Dit geldt voor iedereen wiens persoonsgegevens in een dossier opgenomen zijn, dus ook voor ouders, pleegouders en derden.

Dit schema biedt een overzicht van de toegang tot het dossier door de minderjarige. 

4.1. Recht op toegang tot de gegevens die enkel de minderjarige betreffen (§2 en §3)

Dit kan zowel informatie zijn die de minderjarige aanreikt als gegevens die anderen meedelen. Deze anderen kunnen ouders, opvoedingsverantwoordelijken, personen uit de leefomgeving, jeugdhulpverleners, leerkrachten,… zijn.

Dit toegangsrecht tot de gegevens die de minderjarige zelf betreffen is echter niet absoluut. Hierop zijn drie uitzonderingen voorzien:

a. de vertrouwelijkheidsexceptie
b. stukken ten behoeve van de gerechtelijke overheid
c. de agogische exceptie

a. De vertrouwelijkheidsexceptie (§2 1°)

Wanneer een derde (ouders, hulpverlener, vriend, leerkracht, pleegouders, buurman, … ) informatie meedeelt, kan deze derde vragen dat deze informatie als “vertrouwelijk” behandeld wordt. De derde moet dit expliciet vragen.

Bijvoorbeeld

Dieter, 15 jaar, wordt opgenomen in een residentiële voorziening wegens het plegen van een als misdrijf omschreven feit. Zijn moeder vertelt aan één van zijn begeleiders dat zijn vader eigenlijk niet Dieters biologische vader is. Zij geeft aan het hem zeker te willen vertellen, maar pas wanneer zij er ook klaar voor is. Ze vraagt dus uitdrukkelijk dit als vertrouwelijke informatie te behandelen. De hulpverlener moet dit deel dus uit het dossier halen, wanneer de minderjarige vraagt om inzage in zijn dossier.

De jeugdhulpverlener moet de derde duidelijk inlichten dat hij dit recht heeft en dat, wanneer hij er niet expliciet om vraagt, de minderjarige en zijn vertrouwenspersoon kennis kunnen nemen van de verstrekte gegevens.

De derde kiest zelf hoeveel van de gegeven informatie vertrouwelijk is. Zo kan men vragen om alle gegevens als vertrouwelijk te behandelen, enkel bepaalde gegevens of bepaalde stukken, … De derde kan ook vragen dat enkel zijn identiteit geheim wordt gehouden.
Van deze vertrouwelijke gegevens mogen de minderjarige en zijn vertrouwenspersoon op geen enkele manier kennisnemen, noch via inzage noch via een gesprek.
Wanneer een hulpverlener deze gegevens toch zou meedelen of overhandigen, begaat hij een inbreuk op zijn beroepsgeheim.

b. Stukken opgesteld ten behoeve van de gerechtelijke overheden (§2 2°)

Hieronder vallen o.a. de opzoekingen van de sociale dienst ten behoeve van de jeugdrechtbank. Het slaat op alle informatie die verzameld wordt op exclusieve vraag van de rechtbank. Hier vallen de evolutieverslagen die nadien naar de rechtbank gaan dus niet onder.

Deze uitzondering betekent niet dat de minderjarige op geen enkele wijze kennis kan nemen van deze gegevens. In de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming (“Jeugdbeschermingswet”) is immers voorzien dat de minderjarige, via zijn advocaat, inzage krijgt in de stukken die op zijn persoonlijkheid en het milieu waarin hij leeft, betrekking hebben. De advocaat van de minderjarige kan deze stukken in het gerechtelijk dossier op de griffie van de jeugdrechtbank inkijken en vervolgens meedelen aan de minderjarige.

c. De agogische exceptie (§2 3°)

Wanneer een hulpverlener oordeelt dat het niet in het belang is van de minderjarige te worden geïnformeerd over bepaalde gegevens, heeft de minderjarige geen toegangsrecht tot die gegevens.

De vertrouwenspersoon, zoals vermeld in art. 24, heeft wel het recht kennis te nemen van deze gegevens.

Er wordt in de regelgeving echter niets gezegd over de manier waarop dit toegangsrecht beperkt moet worden. Dit kan eventueel door deze informatie in een afgesloten enveloppe bij het dossier te voegen of door gewoon te markeren als ontoegankelijk.

Let op: Tegenover een meerderjarige cliënt kan men de agogische exceptie niet inroepen!

Op welke wijze kan de minderjarige nu toegang krijgen tot zijn dossier?
In principe heeft de minderjarige recht op toegang tot zijn dossier door (volledige) inzage. Maar wanneer bepaalde gegevens in het dossier meerdere personen betreffen, en het toegangsrecht een afbreuk zou doen aan het recht op privacy van bepaalde personen, kan het zijn dat ten aanzien van die gegevens slechts gedeeltelijk inzage (doorhalen van welbepaalde passages) kan worden verleend, of dat er een rapport (een samenvatting op papier) moet worden gemaakt, of dat de toegang voorzien wordt aan de hand van een mondeling gesprek (er wordt dan verteld wat in het dossier staat). Het is aan de betrokken jeugdhulpverlener om te bepalen in welke vorm het mogelijk en aangewezen is om in concreto toegang te verlenen.

Voor de toegang tot de gegevens die enkel hemzelf betreffen kan de minderjarige in principe kennisnemen door middel van inzage. De minderjarige kan dus het papieren dossier volledig inkijken of het elektronische dossier bekijken op het computerscherm.
Met moet er hierbij wel over waken dat de minderjarige geen toegang krijgt tot gegevens die in vertrouwen werden verteld, of die onder een agogische exceptie vallen.

De persoon die de minderjarige toegang verleent, moet de nodige toelichting geven bij het dossier zodat deze informatie ook echt begrijpelijk is voor de minderjarige. De hulpverlener moet de gegevens zoveel mogelijk duiden zodat de minderjarige ze in een juiste context kan plaatsen en correct kan interpreteren. Dit moet de minderjarige in staat stellen tot een zo goed mogelijk begrip te komen van de informatie in zijn dossier, wat hem vervolgens beter toelaat zijn eigen hulpverleningssituatie in te schatten. De hulpverlener moet er steeds alert voor zijn geen vakjargon te gebruiken noch moeilijk verstaanbare taal.

Tenslotte is het belangrijk voor ogen te houden dat het recht op toelichting bestaat voor álle minderjarigen. Dus niet alleen voor heel jonge kinderen of kinderen met een handicap die omwille van hun handicap niet in staat zijn te lezen.

De toegang tot het dossier moet worden verleend uiterlijk 15 dagen nadat de minderjarige erom gevraagd heeft.

4.2. Recht op toegang tot gegevens die handelen over de minderjarige en andere personen (§3 en §4)

Slechts weinig gegevens in het dossier gaan enkel over de minderjarige. Meestal zijn ook andere personen betrokken. Informatie over de minderjarige en deze personen komen ook in het dossier van de minderjarige terecht. Dus heeft de minderjarige hier in principe ook toegang toe.

Wanneer het over toegang tot informatie over ‘anderen’ gaat wordt een onderscheid gemaakt tussen derden enerzijds, en personen uit het cliëntsysteem anderzijds. Tot het cliëntsysteem behoren personen die een nauwe band hebben met de minderjarige. Het “cliëntsysteem” bestaat uit:

• de minderjarige zelf;
• de ouders;
• de opvoedingsverantwoordelijken
• de personen die met de minderjarige samenwonen op het moment dat de minderjarige om toegang tot het dossier vraagt.
  Dit kunnen broers en zussen zijn, inwonende grootouders, ...

Wanneer het dossier van de minderjarige informatie bevat die tegelijk de minderjarige en één of meer andere personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem betreft (de zogenaamde contextuele gegevens), heeft de minderjarige in principe ook toegang door inzage. Mocht deze groep van personen ook als derden worden beschouwd zou het recht van de minderjarige om zijn dossier in te kijken vaak niets meer inhouden. Immers, een minderjarige bevindt zich quasi nooit alleen in een probleemsituatie. In de jeugdhulp staat vaak hulpverlening aan het hele gezin centraal.

Met betrekking tot de informatie/gegevens over derden die niet behoren tot het cliëntsysteem geldt de zogenaamde privacy-uitzondering. Het toegangsrecht van de minderjarige tot zijn dossier wordt hierdoor beperkt.

Het doel van de privacy-uitzondering bestaat erin de privacy van deze derden te beschermen. In dit geval staan immers twee belangen tegenover elkaar: het belang van de minderjarige die kennis wil nemen van die gegevens die op één of andere manier op hem betrekking hebben; én het belang van derden die gegevens uit hun privésfeer willen afschermen. Om dit conflict op te lossen, wordt de wijze waarop de minderjarige toegang krijgt tot het dossier anders geregeld dan door inzage.

De minderjarige behoudt het recht kennis te nemen van zijn dossier, maar ditmaal door middel van een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage. Bij rapportage kunnen een aantal passages uit het dossier worden samengebracht in een nieuw document, een rapport.

Het principe blijft dus gehandhaafd dat elke minderjarige het recht heeft om op de hoogte te zijn van de gegevens in zijn dossier. Enkel de wijze waarop hij kennisneemt van deze gegevens zal anders zijn wanneer die gegevens ook derden betreffen.

Het is aan de hulpverlener om in elke concrete situatie, te oordelen of volledige inzage afbreuk doet aan de privacy van de betrokken derde.

In beide gevallen blijft de vertrouwelijkheidsexceptie (zie 4.1.a.) wel bestaan: wanneer een derde, al dan niet behorend tot het cliëntsysteem, expliciet vraagt om bepaalde informatie als vertrouwelijk te behandelen heeft de minderjarige geen toegang tot deze informatie.

Gegevens die dan weer alleen over derden gaan, mogen op geen enkele manier meegedeeld worden aan de minderjarige, noch door inzage, gesprek of rapportage.

4.3. Recht op toegang tot medische gegevens, of ‘recht op toegang binnen de Wet Patiëntenrechten’

Zoals reeds in het begin van dit hoofdstuk vermeld, is het algemeen geldend principe dat de minderjarige toegang heeft tot zijn dossier, of dit dossier nu een medisch dossier is of niet. Enkel de wetgeving die het toegangsrecht regelt, verschilt afhankelijk van het soort dossier.

Hieronder staat een kort overzicht van de regeling opgenomen in de Wet Patiëntenrechten.

5. Vertegenwoordiging van de minderjarige (artikel 22 §5)

Een bekwame minderjarige kan ook uitdrukkelijk toestemmen tot inzage in het dossier aan één of beide ouders, al dan niet samen met een advocaat. Dit wordt niet uitdrukkelijk door het DRM voorzien en de jeugdhulpverlener zal moeten inschatten of de minderjarige niet onder druk werd gezet om die toestemming te verlenen. De ouder zal na toestemming toegang krijgen tot die gegevens waar de bekwame minderjarige zelf ook toegang toe heeft, met uitzondering van de contextuele gegevens waarbij een ouder enkel toegang krijgt tot deze contextuele gegevens die hemzelf én het minderjarig kind betreffen.

Dit schema verduidelijkt het toegangsrecht van ouders tot het dossier in de integrale jeugdhulp.

De ouders hebben daarnaast ook een eigen toegangsrecht tot het dossier op grond van de nieuwe Privacywet. Dit verschaft hen toegang tot deze gegevens die henzelf betreffen. Dit eigen toegangsrecht moet duidelijk onderscheiden worden van het toegangsrecht waar deze paragraaf over handelt, m.n. het toegangsrecht als wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige.

Als wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige heeft de ouder enkel de mogelijkheid kennis te nemen van gegevens die gaan over de minderjarige en zichzelf. Hij kan zich dus niet beroepen op de regeling van artikel 22 § 4, om kennis te nemen van de contextuele gegevens.

Tussen de ouders onderling of tussen een ouder en andere leden van het cliëntsysteem kan immers een slechte verstandhouding of tegenstrijdige belangen bestaan (bv. bij echtscheiding, pleegouders,…). In dit geval zou een ouder zijn recht als wettelijke vertegenwoordiger kunnen “misbruiken” om zo inzage te krijgen tot die gegevens die zowel over de minderjarige als over een ander lid van het cliëntsysteem gaan.

Het is ook mogelijk dat de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belangen hebben of dat de ouders het recht op toegang van de minderjarige niet uitoefenen. Dit laatste kan het geval zijn wanneer de ouders niet in staat zijn het dossier in te zien, bv. opname in psychiatrie, uitzitten van een gevangenisstraf, zich bevinden in het buitenland, afwezig zijn,… Dan kan de vertrouwenspersoon inzage nemen in het dossier voor de minderjarige.

Pleegouders nemen binnen de integrale jeugdhulp een bijzondere positie in: zij zijn zowel jeugdhulpaanbieders als opvoedingsverantwoordelijken. Zij zijn echter geen jeugdhulpvoorziening waardoor de artikels uit het DRM die zich enkel uitspreken over de relatie minderjarige cliënt – jeugdhulpvoorziening op hen niet van toepassing zijn. Zij hebben in tegenstelling tot jeugdhulpvoorzieningen of juridische ouders geen recht op inzage in het dossier.

Toch bepaalt art. 74 van het decreet IJH dat er onder bepaalde voorwaarden een gegevensuitwisseling kan plaatsvinden tussen jeugdhulpaanbieders onderling. Een CKG kan dus bv. informatie doorspelen aan een pleegouder indien:

• de gegevensuitwisseling enkel betrekking heeft op gegevens die noodzakelijk zijn voor de jeugdhulp;
• de gegevens enkel worden uitgewisseld in het belang van de personen tot wie de jeugdhulp is gericht;
• men in de mate van het mogelijke de geïnformeerde toestemming met de gegevensuitwisseling heeft proberen verkrijgen van de persoon op wie de gegevens betrekking hebben.

Op basis van deze regelgeving kan het CKG ervoor opteren om het volledige verslag van de bespreking van een minderjarige, of bepaalde onderdelen ervan (die noodzakelijk zijn voor de hulpverlening) op de teamvergadering door te geven aan toekomstige pleegouders.

6. Recht op aanvulling van het dossier (art 22 § 6)

De minderjarige mag ook zijn versie geven van de feiten die voorkomen in het dossier. Op deze wijze is het mogelijk voor de minderjarige om bepaalde nuances aan te brengen.

Op de jeugdhulpverlener rust de taak om de minderjarige duidelijk op de hoogte te stellen over dit recht.

7. Recht op een afschrift (art 22 § 7)

Zowel het afschrift als het rapport zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Ze mogen enkel worden gebruikt voor de doelstellingen van de jeugdhulp. Zo zal bijvoorbeeld een verslag over de verstandhouding van de minderjarige met zijn vader of moeder niet mogen worden gebruikt in een echtscheidingsprocedure.

De jeugdhulpverlener die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige hierop en voegt een toelichting in die zin toe bij het afschrift of rapport. De Vlaamse regering kan de modaliteiten bepalen waaronder een afschrift of rapport wordt afgeleverd. Momenteel is hierover nog geen bijkomend besluit van de Vlaamse regering. Daarom volstaat het om de vermelding uit het DRM over te nemen: “Dit afschrift is persoonlijk en vertrouwelijk en mag enkel worden gebruikt voor de doelstellingen van de jeugdhulp.”

Wanneer ouders, als wettelijke vertegenwoordigers, het recht op toegang uitoefenen in de plaats van hun onbekwame, minderjarige kind, hebben ook zij recht op een afschrift, dan wel een rapport.

8. Recht op verzet tegen toegang (art. 23)

Opnieuw moet de hulpverlener actief meedelen aan de minderjarige dat hij dit recht heeft en dat, wanneer hij geen gebruik maakt van dit recht, anderen inzage kunnen nemen van die gegevens in zijn dossier

9. Bewaartermijn van het dossier

Onder toepassing van de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (de nieuwe Privacywet)  en sommige specifieke regelgeving mag het dossier echter niet langer bijgehouden worden dan noodzakelijk.

Sinds 2019 moeten alle dossiers van jongeren in de jeugdhulp door de overheid en door erkende jeugdhulpvoorzieningen bewaard worden tot de betrokkene de leeftijd van vijfendertig jaar heeft bereikt. Enkel voor pleegzorg geldt een specifieke regeling: pleegzorg dient de dossiers minimum 5 jaar – maximaal 30 jaar te bewaren, te rekenen vanaf het einde van de hulpverlening.
Het CLB bewaart het multidisciplinaire dossier van de leerling tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde systematische contact of de laatst uitgevoerde vaccinatie. De gegevens van leerlingen die hun onderwijsloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, worden echter bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkenen de leeftijd van dertig jaar bereikt hebben.
Voorzieningen in de sector VAPH hanteren een bewaartermijn van 30 jaar na de laatste aanpassing. (Voor het verpleegkundig dossier is dit 20 jaar.)

Vonnissen van de jeugdrechtbank ten slotte moeten 30 jaar bewaard worden.